Référence interne et CSV : rapprocher vos courses
Rapprochez vos courses par projet avec la référence interne et le CSV. Vérifiez statuts, dates et couverture avant de totaliser les montants HT.
Une référence interne permet de rattacher une course à un projet, un dossier ou un service de votre entreprise. Saisissez-la à la commande, puis utilisez la colonne correspondante de l’export CSV pour retrouver les envois concernés. Vérifiez les statuts et le périmètre exporté avant de totaliser les montants : l’historique des commandes n’est pas une facture.
Choisir une référence que votre équipe reconnaît
Le champ facultatif « Votre référence interne » reçoit le code utilisé par votre entreprise. Convenez d’une règle simple avant les premiers envois : un code de projet stable, un numéro de dossier ou une référence de campagne. Plusieurs courses peuvent porter le même code lorsqu’elles appartiennent au même projet.
Évitez de mélanger des formats qui désignent le même dossier : « CAMPAGNE-01 », « campagne 1 » et « janvier » sont difficiles à rapprocher sans nettoyage. N’inscrivez pas dans ce champ le contenu détaillé d’un dossier confidentiel ou des informations personnelles inutiles. Le code doit permettre à votre équipe de retrouver sa propre pièce de référence.
La référence interne ne remplace pas le numéro de course attribué par 1001 Courses. Conservez les deux : le premier facilite votre classement, le second permet d’identifier une commande précise lorsque vous échangez avec l’équipe.
Ce que la référence fait — et ce qui reste à confirmer
| Besoin | Utilisation possible | Point à vérifier |
|---|---|---|
| Rattacher plusieurs envois à une campagne | Réutiliser un code cohérent dans les commandes | Répartition des coûts entre services décidée par votre entreprise |
| Retrouver une commande précise | Associer numéro de course et référence interne | Ne pas prendre le code de projet pour un identifiant unique de course |
| Préparer un rapprochement comptable | Examiner la référence dans le détail et le CSV | Compatibilité du fichier avec votre outil comptable |
| Répondre à une exigence de bon de commande | Renseigner le code demandé par vos achats | Présence sur la facture et modalités à confirmer avant de commander |
Ce champ libre ne valide pas un bon de commande et ne crée pas une connexion avec votre logiciel comptable. Si votre service achats exige un format ou une mention sur la facture, faites confirmer les modalités avec l’équipe.
Exporter l’historique disponible
Depuis votre espace connecté, l’historique des commandes propose « Exporter en CSV ». Le fichier comporte notamment le numéro de course dans la colonne « Référence », les dates de création et de programmation, le statut, le véhicule, la vitesse, les adresses et les montants HT et TTC. La colonne « Référence interne » permet ensuite de regrouper les lignes de votre projet.
L’export porte sur les commandes accessibles dans le contexte de votre compte : entreprise active lorsqu’elle est associée, ou commandes personnelles dans le cas contraire. Vérifiez ce contexte avant de considérer le fichier comme un relevé de toute votre entreprise. Il ne constitue pas un export garanti de toutes les courses historiques prises par d’autres canaux.
Le fichier est limité aux 5 000 commandes les plus récentes. Si vous devez examiner une période ancienne ou un historique plus important, vérifiez sa couverture et contactez l’équipe. L’absence d’une ligne dans le fichier ne prouve pas qu’une course n’a jamais existé.
Faire le rapprochement en cinq étapes
- Conservez le fichier original et notez le compte utilisé ainsi que la date de téléchargement.
- Choisissez la période pertinente. La date de création d’une commande et sa date programmée sont deux informations distinctes ; elles ne sont pas une preuve de date de réalisation.
- Regroupez les lignes selon votre référence interne. Repérez les champs vides et les variantes de saisie avant de répartir les montants.
- Examinez les statuts. Une commande annulée, en attente de paiement ou en cours de transport ne doit pas être comptée automatiquement comme une course réalisée.
- Rapprochez le résultat des factures et des justificatifs nécessaires. Si un montant, une référence ou une course manque, utilisez le numéro de course pour demander une clarification.
Les montants HT et TTC facilitent la lecture des commandes ; leur somme brute ne remplace pas le montant facturé ni une mesure de dépenses effectivement réalisées. Vérifiez aussi les éventuelles corrections et conditions convenues.
Utiliser l’exemple sans le prendre pour une facture
Un exemple fictif d’export est disponible depuis la page compte pro. Il sert à examiner les colonnes et le format avant d’organiser votre travail. Ses adresses et montants sont illustratifs : ce ne sont ni des commandes clients, ni des tarifs proposés pour un trajet.
Pour préparer vos prochains envois, découvrez le compte professionnel. Pour estimer une course, utilisez le devis public. L’ouverture d’un compte et la facturation mensuelle sont distinctes ; cette dernière nécessite l’examen et l’activation confirmée de votre dossier.
Fonctions du compte et conditions de facturation
Colonnes et montants illustratifs, sans données clients
