Remplir un bordereau de prêt mode ou presse

Un bordereau de prêt se remplit en trois temps : avant le départ, au moment de la remise, puis à la reprise. Chaque pièce occupe sa propre ligne ; les colonnes de retour restent vides tant que la reprise n’a pas eu lieu. Un référent interne identifiable suit l’ensemble.

Avant la première ligne : décider qui suit le prêt

Le modèle CSV téléchargeable fournit les colonnes ; cet article explique comment les alimenter. Avant d’ouvrir le fichier, choisissez une personne référente qui connaît les pièces et peut répondre si une ligne est contestée. Réunissez ensuite les pièces, leurs accessoires et les noms des personnes qui les remettront et les recevront.

Le fichier utilise le point-virgule comme séparateur : ouvrez-le dans un tableur en vérifiant que les colonnes s’affichent séparément.

Que mettre dans chaque colonne

Décrire l’état sans ambiguïté

Écrivez ce que vous voyez, pas ce que vous supposez. Un constat utile se relit plus tard sans que personne ait besoin de se souvenir de la pièce. Trois repères aident à le formuler :

• Les accessoires — housse, cintre, boîte, étiquette, notice : notez ce qui accompagne la pièce au départ.
• Les défauts visibles — localisez-les (manche gauche, anse, coin du coffret) et datez le constat.
• Ce qui n’a pas été vérifié — écrivez-le : « non essayé », « emballage non ouvert » vaut mieux qu’un silence.

Ce bordereau est un outil de suivi interne. Il ne remplace pas un constat signé par les deux parties : si vous en avez besoin, organisez-le avec les personnes concernées avant la remise.

Exemple fictif : un prêt de trois lignes, retour partiel

EXEMPLE FICTIF — la maison, les pièces et les dates sont inventées ; aucune course n’a été commandée. L’exemple de la page Ressources suit un prêt simple ; celui-ci illustre un retour partiel.

Deux lignes sur trois diffèrent entre la quantité confiée et la quantité retournée. Le bordereau le montre sans effacer le retour prévu. Dans le commentaire du sac, il reste à écrire qui le reprend, à quelle date et qui l’a confirmé ; sa colonne « retour constaté » reste vide tant qu’il n’est pas revenu.

Cas particuliers à anticiper

Retour partiel ou différé

Ne modifiez jamais la ligne de départ : complétez les colonnes de retour avec ce qui est réellement revenu, puis notez dans le commentaire la nouvelle date envisagée. Une pièce gardée plus longtemps que prévu mérite une mention datée, pour que le suivi reste lisible.

Plusieurs destinations de retour

Si les pièces doivent repartir vers des adresses différentes, indiquez-les ligne par ligne dans le commentaire. Une seule course ne reprend pas automatiquement tout : faites confirmer l’organisation et le prix, car des arrêts supplémentaires, une attente ou une adresse de retour différente ne sont pas inclus d’office.

Ce que le bordereau ne fait pas à votre place

Le bordereau reste tenu par vos équipes. Ne supposez pas qu’un coursier compte les pièces, contrôle leur état ou renseigne le document à la remise. Si vous attendez une vérification au départ ou à l’arrivée, demandez-en la confirmation avant de valider la course, et précisez qui sera présent à chaque adresse.

Du bordereau à la demande de course

Pour demander un aller-retour, reprenez dans votre message le nombre de pièces, leur emballage, les adresses, le créneau de remise, la personne présente et l’adresse de retour. Le calculateur applique le prix de l’aller multiplié par deux pour l’option aller-retour ; toute attente ou étape supplémentaire se confirme séparément.